El área encargada de atender consultas y reclamos sobre datos personales es la administración de Manada, en el correo indicado arriba.
Esta distinción es la más importante de todo el documento, porque cambia quién responde por cada dato.
Cuando un colegio canino se registra en el servicio, Manada trata directamente los datos de ese colegio y de las personas que lo operan: nombre del colegio, nombre y correo del titular de la cuenta, teléfono de contacto, usuarios del equipo y datos de facturación. De esos datos, Manada es el Responsable.
Todo lo que el colegio carga sobre sus propios clientes —nombres, teléfonos, direcciones de recogida, notas del servicio, documentos y expedientes de las mascotas— sigue siendo del colegio. Manada solo lo almacena y lo procesa por instrucción suya. Frente a esos datos, el colegio es el Responsable y Manada es el Encargado.
En consecuencia: quien debe obtener la autorización de sus clientes, atender sus consultas y reclamos, y tener su propia política de tratamiento, es el colegio. Manada le presta las herramientas para hacerlo (exportar, corregir y eliminar datos desde la aplicación) y actúa solo bajo sus instrucciones, según el Acuerdo de Encargo que forma parte de los Términos del Servicio.
| De quién | Qué datos | De dónde salen |
|---|---|---|
| Del colegio | Nombre del negocio, dirección o zona, teléfono, correo, capacidad y tarifas | Los escribe el colegio al registrarse |
| De su equipo | Nombre, usuario, rol y contraseña cifrada | Los crea el administrador del colegio |
| De los clientes del colegio | Nombre, teléfono, dirección de recogida, barrio, notas del servicio y estado de pagos | Los carga el colegio |
| De las mascotas | Nombre, raza, edad, notas de comportamiento, vacunas, certificados y fotos | Los carga el colegio |
| De uso | Fecha y hora de ingreso, dirección IP y registro de acciones sensibles | Los genera el sistema por seguridad |
| De pago | Fecha, monto y referencia del pago de la suscripción | Los reporta la pasarela de pagos |
Manada no recibe ni almacena números de tarjeta de crédito o débito. Los pagos se procesan íntegramente en la plataforma de la pasarela; Manada solo recibe la confirmación de que el pago ocurrió.
Manada no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines comerciales o publicitarios, ni usa la información de un colegio para beneficiar a otro.
La autorización del titular se obtiene de forma previa, expresa e informada al momento del registro, mediante una casilla de aceptación que enlaza a esta política. Manada conserva evidencia de esa aceptación: fecha, hora, dirección IP y versión del documento aceptado, como prueba de la autorización en los términos del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.
La autorización no se requiere en los casos del artículo 10 de la misma ley: datos requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, y datos relacionados con el Registro Civil.
Manada no está dirigido a menores de edad ni solicita sus datos. El servicio se ofrece a negocios y sus usuarios deben ser mayores de edad.
Manada no solicita datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 (salud, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, vida sexual, entre otros). Los campos de texto libre de la aplicación no deben usarse para registrar información sensible; si un colegio decide hacerlo por su cuenta, asume la responsabilidad de haber obtenido la autorización explícita que exige la ley para esos datos.
Los datos de salud de las mascotas (vacunas, certificados, tratamientos) no son datos personales sensibles, porque los animales no son titulares de datos personales bajo la ley colombiana. Se tratan como información del servicio.
Para prestar el servicio, Manada se apoya en proveedores que actúan como Encargados y solo pueden tratar los datos para las finalidades de esta política:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Servidor donde vive la aplicación y la base de datos | Estados Unidos |
| Mercado Pago | Procesamiento de los pagos de la suscripción | Colombia / Argentina |
| Apple iCloud | Copia de seguridad cifrada fuera del servidor | Estados Unidos |
Como los servidores están en Estados Unidos, aceptar esta política implica autorizar la transferencia y transmisión internacional de los datos a ese país, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Los proveedores mantienen medidas de seguridad equivalentes o superiores a las exigidas por la normativa colombiana.
Además, Manada puede revelar información cuando lo exija una orden judicial o el requerimiento de una autoridad competente.
Como titular de datos personales, la ley te reconoce estos derechos (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):
Adicionalmente, en la aplicación el colegio puede en cualquier momento exportar toda su información en un archivo descargable y solicitar el borrado definitivo de su cuenta, sin necesidad de escribir una carta.
Escribe a juan.aza@usemanada.com con el asunto «Datos personales», indicando tu nombre, el colegio al que perteneces, tu solicitud concreta y un correo o teléfono de respuesta.
| Tipo | Plazo | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta | 10 días hábiles | Hasta 5 días hábiles más, informando la razón y la fecha |
| Reclamo | 15 días hábiles | Hasta 8 días hábiles más, informando la razón y la fecha |
| Reclamo incompleto | Se pide completar dentro de los 5 días siguientes | Si no se completa en 2 meses, se entiende desistido |
Recibido el reclamo, en un término máximo de dos días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» junto al dato objeto de la solicitud, y se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto. Si Manada no es competente por tratarse de datos de los que un colegio es Responsable, se dará traslado al colegio dentro de los dos días hábiles siguientes y se informará al solicitante.
La queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio procede una vez agotado el trámite de reclamo ante el Responsable (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de un incidente que comprometa datos personales, Manada lo reportará a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.
Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y mientras exista una obligación contractual o legal que lo justifique. Terminada la relación:
La base de datos de Manada tendrá una vigencia indefinida mientras el servicio esté en operación, sin perjuicio de los plazos de supresión anteriores.
Manada puede modificar esta política. Los cambios sustanciales se informarán con al menos quince (15) días de anticipación, por correo electrónico y con un aviso dentro de la aplicación, antes de que entren en vigencia. La versión vigente siempre está publicada en usemanada.com/privacidad con su fecha.
Si el cambio implica una finalidad nueva o distinta, se solicitará una autorización nueva.
Juan Esteban Aza Ramírez, domiciliado en Bogotá D.C., correo juan.aza@usemanada.com, actuando bajo el nombre comercial Manada, informa que los datos personales que recolecta serán tratados para prestar el servicio de software de administración de colegios caninos, cobrar la suscripción, enviar avisos operativos, cumplir obligaciones legales y proteger la información, según se detalla en la Política de Tratamiento publicada en usemanada.com/privacidad.
El titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y a revocar la autorización otorgada, escribiendo al correo indicado.